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Innanzitutto, bisogna sottolineare che le novità introdotte dal Jobs Act limitano le possibilità di videosorveglianza da parte del datore di lavoro alle sole ipotesi in cui ciò si renda necessario per esigenze organizzative e produttive, legate alla sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale, limitatamente ai luoghi ove si svolgono le attività lavorative. Per quanto riguarda, invece, le telecamere esterne, queste rientrano nel caso di salvaguardia del patrimonio aziendale e ne è concessa l’installazione (anche senza autorizzazione da parte della DTL).

Per quanto riguarda quelle interne, con particolare riferimento a quelle installate nell’ufficio tecnico, invece -ammesso e non concesso che sia stata rilasciata l’autorizzazione- ciò che viene videosorvegliato è il lavoro svolto dai dipendenti e, quindi, dalla tua descrizione, sembra non rientrare nelle categorie espresse precedentemente. Questo, nonostante la novella legislativa, è in contrasto con le garanzie previste dallo Statuto dei Lavoratori. In base alle informazioni a nostra disposizione possiamo quindi dire che si tratta di un’attività di videosorveglianza illecita.

Il consiglio è quello di cercare di capire, in primis, se vi sia l’autorizzazione della DTL e, in caso positivo, capire cosa sia stato effettivamente autorizzato. In secondo luogo, dovresti cercare di parlare con i titolari dell’azienda per trovare una soluzione, magari spostando la posizione della telecamera.

In assenza di una rappresentanza sindacale interna si predispone una richiesta di autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro.

Tale richiesta, corredata da tutta la documentazione del caso (quale planimetrie, posizione telecamere, angolo di visuale, modalità di registrazione e di conservazione delle immagini, ecc.) viene valutata dalla Direzione Provinciale del Lavoro che può:
1) Ritenere la documentazione sufficiente ed autorizzare le telecamere
2) Chiedere documentazione integrativa prima di autorizzare
3) Effettuare un sopralluogo con suoi operatori per verificare quanto dichiarato prima di autorizzare

Si ricorda che è possibile installare le telecamere solo dopo l’autorizzazione della Direzione Provinciale del Lavoro e non prima, anche se si installano e si tengono spente.

L’accordo sindacale è necessario solamente nel momento in cui la telecamera dovesse riprendere i dipendenti durante lo svolgimento delle loro mansioni (anche se limitatamente durante la giornata).
La prima valutazione da fare è se la telecamera possa o meno inquadrare i lavoratori durante lo svolgimento della loro mansione. Secondo la descrizione che ci hai inviato inquadrerebbe il piazzale dove avviene lo scarico quindi potenzialmente potrebbe riprendere i lavoratori. In questo caso prima di installare le telecamere è necessario fare richiesta alla DTL (Direzione Territoriale del Lavoro) e poi procedere con le dovute segnalazioni ai dipendenti.

Non comporta grosse differenze il fatto che la telecamera dovrebbe essere attivata solo durante i periodi di chiusura o in assenza di personale perché il fatto che esista rende possibili le riprese in qualunque momento.

L’installazione di telecamere nel caso in cui si tratti di un’azienda individuale con il datore di lavoro come unico dipendente non necessita di autorizzazione. Bisognerà invece preoccuparsi di esporre apposita segnaletica e di rispettare le modalità di conservazione delle immagini secondo quanto previsto dalla normativa.
Nel caso specifico occorrerebbe avere qualche informazione in più. In particolare, bisognerebbe comprendere bene cosa si intende con “ambiente circostante”. Se per ambiente circostante si intende anche il suolo pubblico, questo rappresenta un serio problema ed è illecito.

In secondo luogo, occorre capire chi sia il proprietario dell’immobile e quindi -in quanto titolare dei dati relativi alle riprese- se tu possa videosorvegliare l’area (previa affissione di specifica informativa). Occorrerebbe, inoltre, capire se vi è un amministratore. In tali ipotesi ci sarebbero delle questioni aggiuntive da prendere in considerazione.

Nella pratica si possono rilevare diversi profili:

1) SEMPLICE INSTALLAZIONE: L’azienda procede con l’installazione e la configurazione delle apparecchiature di Videosorveglianza (Telecamere, DVR, …). Terminata l’installazione consegna le “chiavi” del sistema al cliente (compresa la possibilità del cliente di creare una sua password di accesso ai sistemi di videosorveglianza) e non può più accedere al sistema di videosorveglianza neppure da remoto. In tal caso la responsabilità dell’installatore è pari a zero in quanto ha svolto una semplice attività di installazione ma non è né titolare né responsabile del trattamento dei dati che saranno raccolti dalle telecamere.
Pur essendo mero esecutore l’installatore dovrebbe almeno indicare (per deontologia professionale) all’azienda che ha installato le telecamere che deve provvedere a mettersi in linea con la normativa privacy (cartelli, regolamento videosorveglianza, eventuale istanza alla DTL o accordo sindacale, …)

2) INSTALLAZIONE e ASSISTENZA CONTINUA: Diversamente dal punto 1 l’azienda installa il sistema di videosorveglianza ma mantiene le password di accesso al sistema (magari anche da remoto) e svolge delle attività per il cliente. Ad esempio viene chiamata dal cliente quando è necessario visualizzare le immagini. In tal caso è Responsabile del Trattamento ed ha una serie di responsabilità ed adempimenti in ambito privacy che deve seguire. Infine, nel caso possa accedere in autonomia al sistema con password di amministrazione si configura l’attività di “Amministratore di sistema” così come previsto dall’omonimo Provvedimento del Garante Privacy e relativi adempimenti.

3) INSTALLAZIONE E SERVIZIO IN AUTONOMIA: Nel caso in cui offra il servizio completo (magari con noleggio delle apparecchiature) gestendo il servizio in completa autonomia. Probabilmente è Titolare autonomo al trattamento dei dati con tutti gli adempimenti privacy connessi.

Qualora il datore di lavoro abbia rispettato tutte le indicazioni normative per l’installazione delle telecamere e sulla base delle immagini registrate abbia erogato al personale una sanzione disciplinare, il dipendente, in quanto interessato, ha il diritto di accedere ai dati che lo riguardano, di verificare le finalità e la logica del trattamento ai sensi dell’art. 7 del Codice Privacy (così come enunciato dal Garante Privacy nel suo provvedimento in materia di videosorveglianza).

In ultima istanza si può valutare di presentare un reclamo al Garante della Privacy.